Étude de fonds de prévoyance, inspection d’état, carnet d’entretien, plan de gestion de l’actif, divise ou indivise : le monde de la copropriété est truffé de termes techniques qui font en sorte qu’il est parfois difficile de s’y retrouver. On entend souvent, par exemple, les concepts de carnet et de calendrier d’entretien utilisés de manière interchangeable. Ces notions semblent encore assez floues… Visionnez notre capsule alors que nos spécialistes de la copropriété vous expliquent concrètement ce qu’est un carnet d’entretien pour copropriété.

Le carnet d’entretien en copropriété est un outil essentiel de gestion et de planification qui permet d’assurer la pérennité d’un immeuble. Afin d’uniformiser son utilisation, un règlement précise les exigences minimales quant à son contenu, sa forme, les professionnels autorisés à l’établir et à le réviser, ainsi que la fréquence des mises à jour.

Le contenu minimal du carnet d’entretien
Le carnet doit présenter un portrait complet de l’immeuble et de ses composantes. Il comprend notamment :

• Un inventaire détaillé des matériaux, appareils et équipements se trouvant dans les parties communes.
• Un inventaire similaire pour les parties privatives dont l’entretien relève du syndicat de copropriété.
• Une section sur l’état des composantes, où sont consignées des observations sur la condition des matériaux et équipements identifiés. Cette partie intègre également une estimation de leur durée de vie utile restante, couvrant une période minimale de 25 ans.

En plus d’y conserver divers documents tels les contrats et d’y lister les travaux effectués, le carnet permet de planifier ceux qui devront être réalisés à moyen et long terme, ce qui favorise une gestion proactive de la copropriété.

Les professionnels autorisés
La loi encadre strictement les personnes habilitées à établir et réviser ce document. Il s’agit des membres de certains ordres professionnels, soit l’Ordre des ingénieurs du Québec, des évaluateurs agréés du Québec, des architectes du Québec ou encore de l’Ordre des technologues professionnels du Québec.

Le recours à ces experts garantit la fiabilité des informations contenues dans le carnet et leur conformité aux exigences légales.

La mise à jour et révision
Le carnet d’entretien doit être mis à jour au moins une fois par année par le conseil d’administration. Idéalement, chaque nouvel entretien ou réparation devrait être consigné immédiatement afin de conserver un suivi rigoureux.

En ce qui concerne la révision, elle doit être effectuée par un professionnel au minimum tous les cinq ans. Toutefois, certaines copropriétés peuvent bénéficier d’un délai porté à dix ans, à condition de respecter minimalement l’un des critères suivants :

• L’immeuble compte au plus huit parties privatives (hors stationnements et espaces de rangement).
• Il n’existe pas de parties communes situées dans un bâtiment (par exemple, si seules des aires extérieures sont partagées).
• Il ne dépasse pas trois étages entièrement hors sol.

Les délais d’obtention
Le règlement fixe également les délais pour l’obtention du carnet d’entretien et de l’étude du fonds de prévoyance. Les copropriétés déjà existantes disposent de trois ans à partir de l’entrée en vigueur du règlement le 14 août 2025 pour se conformer. Dans le cas des nouvelles copropriétés, ces documents doivent être remis directement par le promoteur, soit dans les 30 jours suivant l’assemblée extraordinaire de transition.

Le carnet d’entretien constitue un outil de suivi essentiel pour la bonne gestion d’un immeuble en copropriété. Si vous avez des questions sur le monde de la copropriété, contactez-nous. Nos spécialistes sont là pour vous guider et vous aider à simplifier la gestion de votre immeuble.